Форма бухгалтерського обліку - це певна інформаційна система, що забезпечує у строго встановленої послідовності та взаємозв'язку поєднання хронологічних та систематичних записів, синтетичного та аналітичного обліку для цілей поточного контролю фактів господарського життя та складання звітності. Інформаційна система залежить від відповідної схеми документообігу, структурного складу підрозділів підприємства та інтенсивності потоків інформації.
Формою бухгалтерського обліку називають також певний спосіб його технічного здійснення, включаючи: склад, структуру та побудову облікових регістрів, їх взаємозв'язки, порядок та способи записів та групування в них господарських операцій, а також застосування певних технічних засобів обліку.
Основними елементами, що визначають форму бухгалтерського обліку, є:
- - кількість та побудова використовуваних облікових регістрів;
- - способи виготовлення записів в облікові регістри;
- - взаємозв'язок між регістрами під час виробництва та звірці облікових записів.
Форма бухгалтерського обліку обирається організацією самостійно та протягом звітного періоду не повинна змінюватися, що фіксується в обліковій політиці.
Форми бухгалтерського обліку різняться:
- - за кількістю та побудовою облікових регістрів (книги, картки, відомості);
- - взаємозв'язки хронологічної та систематичної реєстрації;
- - поєднання синтетичного та аналітичного обліку;
- - техніці записів (ручна, механізована, автоматизована). Форму ведення бухгалтерського обліку організація обирає самостійно та закріплює у наказі про облікову політику з метою бухгалтерського обліку. В даний час застосовуються такі форми бухгалтерського обліку: меморіально-ордерна, Журнал-Головна, журнально-ордерна, автоматизована та проста.
При меморіально-ордерної формі обліку (рис. 9.1) на підставі первинних або накопичувальних документів складають меморіальні ордери бухгалтерські проводки (табл. 9.3), які реєструються у спеціальному журналі (табл. 9.4) та разом із доданими до них виправдувальними документами є підставою для записів за рахунками бухгалтерського обліку . Підсумок усіх сум за реєстраційним журналом повинен дорівнювати сумі всіх дебетових та всіх кредитових оборотів за місяць за всіма синтетичними рахунками. На підставі меморіальних ордерів роблять записи за рахунками синтетичного обліку у Головній книзі, що відкривається на рік (табл. 9.5).
Мал. 9.1.
Таблиця 9.3.
Таблиця 9.4. Реєстраційний журнал за_20_р. журналу, зразок
Таблиця 9.5. Головна книга (рахунок 01 "Основні засоби"), зразок
За даними Головної книги складається оборотно-сальдова відомість із синтетичних рахунків (див. табл. 5.4), підсумки якої використовуються при складанні бухгалтерського балансу та інших форм звітності.
За даними первинних документів здійснюється аналітичний облік у накопичувальних та групувальних відомостях та картках, на підставі яких складаються оборотні відомості за аналітичними рахунками (див. табл. 5.5).
Різновидом меморіально-ордерної форми є форма обліку "Журнал-Головная", за якою облік ведеться у книгах. У межах цієї форми змінено структуру облікового регістру синтетичного обліку. У ньому на окремому розвороті листа в хронологічному порядку по кожному меморіальному ордеру наведено загальну суму з розбивкою за дебетом та кредитом кореспондуючих рахунків. Цей регістр прийнято називати Книгою головних рахунків - "Журнал-Головная" (табл. 9.6).
Таблиця 9.6. Книга головних рахунків "Журнал-Головная", зразок
Подібність до меморіально-ордерної форми обліку полягає в тому, що перші три колонки книги (порядковий номер меморіальних ордерів, дата меморіальних ордерів та сума за ними) повністю відповідають будові реєстраційного журналу. Наступні колонки книги призначені для систематичного запису за синтетичними рахунками. Кожному рахунку приділяється одна колонка, яка, у свою чергу, розбивається на дві графи: "дебет" та "кредит". Якщо розворот аркуша форми "Журнал-Главная" недостатній реєстрації всіх меморіальних ордерів, тоді використовуються вкладні листи. Зміст форми "Журнал-Головна" дозволяє виключити складання оборотно-сальдової відомості за синтетичними рахунками (рис. 9.2).
Мал. 9.2. Схема форми бухгалтерського обліку "Журнал-Головна"
Алгоритм застосування форми обліку "Журнал-Головная" полягає в тому, що будь-який факт господарського життя, зареєстрований у первинних документах, у міру їх надходження до бухгалтерії записується до книги "Журнал-Головна", що поєднує реєстраційний журнал фактів господарського життя (хронологічний запис) та синтетичні рахунки (систематичний запис). Спочатку до книги записують залишки за рахунками на початок звітного періоду, потім усі факти господарського життя. Після цього визначається обіг за звітний період.
За залишками на рахунках складається баланс та необхідна звітність. У зв'язку з тим, що в книзі забезпечується контрольна рівність оборотів і сальдо, немає необхідності складати оборотно-сальдову відомість за синтетичними рахунками. Аналітичний облік ведуть у книгах чи картках, за рахунками яких становлять оборотні відомості, підсумки річних звіряють із даними синтетичних рахунків у книзі "Журнал-Головная". Додатково для реєстрації фактів господарського життя використовуються накопичувальні відомості обліку основних засобів, нарахованої амортизації, виробничих запасів та витрат, готової продукції, коштів та доходів. Ця форма обліку застосовується, переважно, у бюджетних установах й у суб'єктах малого підприємництва.
Достоїнствами форми "Журнал-Головная" є простота та швидкість обліку та контролю, наочність та інші, але даній формі притаманні й деякі недоліки:
- - наявність меморіальних ордерів, як проміжних ланок між первинними документами та обліковими регістрами;
- - громіздкість аналітичного обліку;
- - дублювання облікових записів у різних регістрах;
- - Проблеми в автоматизації обліку;
- - Постійне "відставання" аналітичного обліку від синтетичного.
Зазначені недоліки значною мірою усуваються при використанні журнал по ордерній форми обліку, відмітними ознаками якої є:
- - накопичення облікових даних первинних документів та їх систематизація шляхом складання накопичувальних та групувальних відомостях;
- - застосування як облікових регістрів - журналів-ордерів та відомостей. Журнали-ордери ведуться за кредитною ознакою, тобто. кожен факт господарського життя реєструється в даному обліковому регістрі за кредитом одного рахунку за вертикаллю з дебетом іншого за горизонталлю;
- - зміст у журналах-ордерах заздалегідь проставленої типової кореспонденції рахунків, а деяких з них і номенклатури статей аналітичного обліку;
- - застосування листків-розшифровок (розробних таблиць) для угруповання за рахунками та статтями аналітичного обліку підсумкових сум, зібраних в однорідних документах за день/кілька днів, та віднесення до дебету або кредиту рахунків. На кожен рахунок, що дебетується, відкривається окремий листок-розшифровка на місяць, підсумки якого в кінці місяця переносяться у відповідних відомостях або журналах-ордерах;
- - об'єднання у одному журналі-ордері кілька взаємозалежних синтетичних рахунків. Наприклад, журнал-ордер № 3 ведеться за кредитом двох рахунків: 55 "Спеціальні рахунки в банках" та 57 "Переклади в дорозі";
- - поєднання синтетичного та аналітичного обліку в окремих журналах-ордерах за допомогою лінійно-позиційного запису, що сприяє скороченню термінів складання бухгалтерської звітності;
- - підбиття підсумків за кредитом кількох рахунків у різних журналах-ордерах після закінчення місяця та здійснення записів у Головній книзі за дебетовою ознакою. Це дає можливість після закінчення місяця уточнити повноту та правильність відображення фактів господарського життя, враховуючи, що обороти за місяць за дебетом усіх рахунків, занесених до Головної книги, виходячи з сутності подвійного запису, повинні дорівнювати підсумку обороту за кредитом цих рахунків. Головна книга відкривається на рік та містить місячні обороти, а також початкові та кінцеві залишки по кожному рахунку. Така структура Головної книги дозволяє відмовитися від складання оборотно-сальдової відомості за синтетичними рахунками, характерною для меморіально-ордерної форми;
- - узгодження основних принципів журнально-ордерної форми обліку із можливостями застосування обчислювальної техніки;
- - підвищення рівня організації управління та розширення можливостей аналізу фінансово-господарської діяльності організації.
Загальна схема журнально-ордерної форми обліку передбачає організацію документообігу, поданого на рис. 9.3.
На малюнку видно, що вхідна інформація з первинних облікових документів піддається угрупованню в накопичувальних відомостях або одразу записується у відповідні журнали-ордери. У першому випадку така процедура необхідна, якщо у звітному місяці було багато однорідних господарських операцій. Після необхідного угруповання та підрахунку підсумків інформація переноситься в журнали-ордери, де формуються всі дані за синтетичними, а в деяких з них і за аналітичними рахунками. При цьому картки аналітичного обліку відкриваються у розвиток лише тих рахунків, які не представлені в журналах-ордерах через відсутність можливості поєднання аналітичного та синтетичного обліку. Отримана інформація є підставою для заповнення оборотних відомостей за рахунками аналітичного обліку, дані яких поряд із показниками касової книги звіряються за підсумками Головної книги. Наприкінці звітного періоду інформація, що міститься у Головній книзі та інших облікових регістрах, використовується для складання балансу та інших форм звітності.
Мал. 9.3.
Типові облікові регістри журнально-ордерної форми об'єднані у два блоки. Перший блок включає 16 журналів-ордерів, близько 20 відомостей та 15 розробних таблиць, представляє склад єдиної журнально-ордерної форми обліку та призначений для великих організацій промисловості, будівництва, павуки, постачання та збуту. Другий блок облікових регістрів рекомендований до застосування в невеликих організаціях і включає 8 журналів-ордерів та 6 відомостей, що відкриваються за основними рахунками. У цьому організації вправі пристосовувати застосовувані регістри до своєї практики постановки бухгалтерського обліку, одночасно дотримуючись галузеву специфіку і порушуючи загальні методологічні принципи обліку.
Зразки журналів-ордерів та відомостей, що відкриваються за синтетичними рахунками, представлені в табл. 9.1 та 9.2, а приклад сторінки Головної книги – у табл. 9.7.
Ведення бухгалтерського обліку за допомогою комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера та підняти на новий рівень процес виміру та реєстрації фактів господарського життя. Результатом цього стало створення принципово нової, автоматизованою форми бухгалтерського обліку, орієнтованої на введення та обробку інформації, поданої у первинних документах, з використанням засобів обчислювальної техніки (рис. 9.4).
Таблиця 9.7. Головна книга (рахунок 50 "Каса")
Мал. 9.4.
Структура сучасної бухгалтерії в умовах автоматизованої обробки облікової інформації зазнає певних змін, що видно зі схеми, наведеної на рис. 9.5.
Автоматизована форма обліку передбачає використання комп'ютерної програми ведення бухгалтерського обліку. Організація може сама розробити чи придбати ліцензійну програму. Вибір програми залежить від величини організації, кількості фактів господарського життя, потреб у окремому обліку тощо.
Єдність інформаційної бази та повністю автоматизований технологічний процес забезпечуються за рахунок одноразового введення інформації. Використання відповідної програми в процесі обробки даних дозволяє отримати інформацію, що відповідає запитам різних користувачів. Інтеграція обробки даних первинного обліку та адаптованість програмного забезпечення до завдань користувачів досягається застосуванням різних комп'ютерних програм.
Мал. 9.5.
Облік може здійснюватись шляхом заповнення журналу фактів господарського життя. Однак формування кореспонденції рахунків може відображатися в даному журналі та після заповнення первинних документів. Користувач може отримувати друковані копії первинних документів, що заповнюються ним. В автоматизованій формі обліку реалізовано швидке введення типових проводок, в основу якого покладено типову кореспонденцію рахунків. Зміна або додавання типових операцій здійснюється самим користувачем за допомогою вбудованого текстового редактора. Продуктивна потужність комп'ютера дозволяє працювати з субрахунками всіх рівнів, що дає можливість без особливих труднощів накопичувати різну інформацію. Бухгалтерські записи, що відображають результати раніше здійснених розрахунків та угруповань, формуються автоматично. Будь-які форми можуть бути сформовані швидко та за будь-який період. Можлива докладна деталізація та обробка інформації у реальному режимі часу.
Нові засоби обробки інформації в результаті застосування комп'ютерів не вносять докорінних змін до методології бухгалтерського обліку. Змінюється лише технологія обробки інформації. Елементи способу бухгалтерського обліку лише трансформуються, відповідно до умов автоматизованої обробки облікової інформації. При автоматизованій формі обліку, як і при ручній, робота бухгалтера полягає в обробці документів та одержанні на їх основі як традиційних, так і програмних регістрів (карток та оборотно-сальдових відомостей: загальних, за рахунками, субрахунками, аналіз рахунку), на підставі яких формується бухгалтерська та податкова звітність.
Новий етап в автоматизації бухгалтерського обліку пов'язаний з появою нової версії програми "1С: Бухгалтерія", за допомогою якої став можливим багатовимірний та багаторівневий аналітичний облік, що забезпечив тіснішу взаємодію функціональних та інструментальних підходів при розробці цієї версії, інтеграцію функцій ведення внутрішнього управлінського та зовнішнього фінансового обліку.
Швидкість та задоволення різних запитів користувачів в інформації на основі єдиного масиву – основна відмінність автоматизованої форми обліку.
Облікова політика - це звід обов'язкових в організацію, постійно застосовуваних єдиних правил відображення майна, доходів, витрат, операцій у бухгалтерському та податковому обліку та звітності.
Облікова політика підприємства ТОВ «Альттехномаш» передбачає що:
- 1. Бухгалтерський облік ведеться структурним підрозділом (бухгалтерією), очолюваним головним бухгалтером.
- 2. Бухгалтерський облік ведеться автоматизовано з використанням програм «Інфобухгалтер-Північ» та 1С «Бухгалтерія»
- 3. Відокремлені підрозділи організації на окремий баланс не виділяються.
- 4. Як форми первинних облікових документів використовуються уніфіковані форми, затверджені Держкомстатом Росії. Під час проведення господарських операцій, оформлення яких передбачені типові форми первинних документів, використовуються самостійно розроблені форми.
- 5. Право підпису первинних облікових документів надано посадовим особам: Керівник та Головний бухгалтер. (Додаток 2)
- 6. Звітним періодом для складання внутрішньої проміжної бухгалтерської звітності є календарний місяць.
- 7. Інвентаризація майна та зобов'язань проводиться щорічно перед складанням річного балансу, і навіть перед прийманням закінченого будівництвом об'єкта та інших випадках, передбачених законодавством.
На підприємстві ТОВ "Альттехномаш" використовується автоматизована форма ведення бухгалтерського обліку.
При автоматизованій формі бухгалтерський облік здійснюється шляхом внесення кореспонденцій рахунків у журнал господарських операцій чи заповненням первинних облікових документів.
Під час проведення заповнених первинних облікових документів відбувається автоматичне формування кореспонденції рахунків.
Реалізовано можливість отримання друкованої форми створеного документа, формування проводок шляхом запровадження так званих "типових операцій", в основу яких покладено типову кореспонденцію рахунків. Кваліфікований користувач може значно розширити список типових операцій шляхом додавання до нього нових типових операцій, створених ним самим.
Бухгалтерські програми, як правило, містять великий обсяг нормативно-довідкової інформації, що включає документи з організації бухгалтерського обліку, схеми та календарі сплати податків та інші дані, дозволяють організувати багаторівневий аналітичний і синтетичний облік, працювати з кількома планами рахунків і кількома базами даних .
Автоматизована форма обліку дозволяє проводити велику кількість різних операцій, зокрема нарахування амортизації, заробітної плати, відрахувань на соціальні потреби, розподіл витрат, закриття місяця та інші операції.
Регістри бухгалтерського обліку, такі як оборотні та шахові відомості, журнали-ордери та відомості до них, форми бухгалтерської та податкової звітності можуть бути сформовані за будь-який відрізок часу. Існує можливість отримувати вихідні форми, що містять необхідну інформацію з аналітичного та синтетичного обліку.
Основними перевагами даної форми обліку є одноразове запровадження первинної інформації, швидкість забезпечення користувачів необхідною інформацією.
Основними принципами автоматизованої форми бухгалтерського обліку є:
- 1. Одноразове введення облікових даних;
- 2. Автоматичне створення регістрів аналітичного та синтетичного обліку;
- 3. Автоматичне повчання інформації про відхилення від встановлених нормативів та норм;
- 4. Автоматичне формування всіх облікових регістрів та форм бухгалтерського обліку.
Основними обліковими регістрами є журнали-ордери. Допоміжні відомості складаються у тих випадках, коли необхідні аналітичні показники складно отримати безпосередньо у журналах-ордерах. Тому дані первинних документів попередньо групуються у відомостях, які результати потім переносяться в журнали-ордера. Підсумкові дані журналів-ордерів наприкінці місяця переносяться до головної книги. За даними головної книги, складається сальдовий бухгалтерський баланс.
Приміщення каси обладнане відповідно до Єдиних вимог щодо технічного укріплення та обладнання сигналізацією приміщень кас підприємств.
У системі нормативного регулювання бухобліку облікова політика підприємства сприймається як обрана ним сукупність окремих способів ведення бухгалтерського обліку, до яких належать методи угруповання та оцінки фактів господарської діяльності: погашення вартості активів; прийоми організації документообігу; інвентаризації; способи застосування рахунків бухгалтерського обліку; системи облікових регістрів обробки інформації та інших. Їх перелік визначає первинне спостереження, вартісне вимір, поточну угруповання та підсумкове узагальнення фактів господарську діяльність, тобто. складові методу бухгалтерського обліку.
Дотримання законодавства під час здійснення фінансово-господарську діяльність підприємства міста і відповідальність за постановку бухгалтерського обліку покладено керівника організації.
Структура цієї облікової політики відповідає пред'явленим вимогам. У цьому документі є посилання локальні нормативні документи. У обсязі відбиваються питання організації бухгалтерського обліку. Також у повному обсязі розкриваються питання внутрішнього контролю.
Під формою бухгалтерського облікурозуміється певна система використання облікових регістрів, яка встановлює форми, послідовність та способи облікових записів.
Призначення всіх форм ведення бухгалтерського обліку однаково, вони призначені для реєстрації господарських операцій, угруповання однорідних даних та відображення їх на рахунках синтетичного та аналітичного обліку, підрахунку оборотів та сальдо на рахунках, узагальнення розрахунків у балансі та звітності. Тому ознаками, що відрізняють одну форму бухгалтерського обліку від іншої, є: зміст і форма регістрів, що застосовуються, взаємозв'язок регістрів синтетичного та аналітичного обліку, послідовність і способи записів в облікові регістри. Форму ведення бухгалтерського обліку підприємство обирає самостійно.
Основними формами ведення бухгалтерського обліку є:
- журнально-ордерна;
- меморіально-ордерна;
- спрощена форма обліку для підприємств;
- автоматизована форма, із застосуванням програм автоматизації бухгалтерського обліку.
Журнально-ордерна форма ведення обліку
Журнально-ордерна форма ведення бухгалтерського обліку нині є найбільш прогресивною та поширеною. Саме вона зазвичай використовується в програмах автоматизації бухгалтерського обліку.
Журнально-ордерна форма поєднує хронологічні та систематичні, аналітичні та синтетичні облікові регістри. Журнали-ордери ведуться виходячи з первинних документів.
Послідовність заповнення облікових регістрів при журнально-ордерній формі ведення бухгалтерського обліку можна подати у вигляді схеми (рис. 6.1).
Мал. 6.1. Журнально-ордерна форма ведення обліку
1. З первинних документів господарські операції записуються в накопичувальних відомостях, т. е. реєструються у журналі господарських операцій. Приклад журналу господарських операцій організації за січень наведено у табл. 6.1.
Таблиця 6.1
2. Потім дані господарські операції записуються в журнали-ордери та додаткові відомості.
Як приклад наведено журнали-ордери та відомості за рахунками 50 та 51, складені на підставі даних журналу господарських операцій.
У журнали-ордери переносяться підсумки господарських операцій за одним рахунком або групою рахунків, тому журнали-ордери мають певні номери, наприклад, журнал-ордер № 1 ведеться за рахунком 50 «Каса» (табл. 6.2), журнал-ордер № 2 — за рахунку 51 «Розрахункові рахунки» (табл. 6.3), журнал-ордер № 3 - за рахунками 55 «Спеціальні рахунки в банках», 57 «Перекази в дорозі», журнал-ордер № 4 - за рахунками 66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позикам», 67 «Розрахунки за довгостроковими кредитами та позиками» і т.д. Журнали-ордери складаються за кредитною ознакою рахунків, тобто. у них відображаються операції, які пройшли за кредитом цього рахунку у кореспонденції з дебетом інших рахунків.
До грошових рахунків 50 та 51 додатково ведуться відомості: відомість № 1 за рахунком 50 (табл. 6.4) та відомість № 2 за рахунком 51 (табл. 6.5). Відомості складаються за дебетовою ознакою рахунків, тобто в них відображаються операції, які пройшли по дебету даного рахунку в кореспонденції з кредитом інших рахунків.
3. Підсумкові дані щодо кожного журналу-ордеру переносяться до Головної книги, яка відкривається на рік і ведеться за кожним рахунком, наприклад, за рахунком 50 «Каса» (табл. 6.6).
Таблиця 6.2
Таблиця 6.4
Таблиця 6.5
Таблиця 6.6
4. На підставі Головної книги складають оборотну відомість та баланс.
Достоїнствами журнально-ордерної форми ведення обліку є вдале поєднання аналітичного та синтетичного обліку та зручніші форми для складання звітності, а як недолік слід відзначити складність побудови основних регістрів.
Меморіально-ордерна форма ведення обліку
Послідовність заповнення облікових регістрів за меморіально-ордерної форми ведення бухгалтерського обліку можна подати у вигляді схеми (рис. 6.2).
- З первинних документів все господарські операції записуються у накопичувальні відомості, які ведуться у формі журналу господарських операцій.
- Однорідні господарські операції, тобто. операції з ведення обліку однією бухгалтерському рахунку чи групі кількох залежних рахунків, переносяться в меморіальні ордери, у яких записуються зміст операції, сума і кореспонденція рахунків.
Меморіальні ордери мають певні номери, наприклад, меморіальний ордер № 1 ведеться – за рахунком 50 «Каса» (табл. 6.7), меморіальний ордер № 2 – за рахунком 51 «Розрахункові рахунки» (табл. 6.8), меморіальний ордер № 3 – за рахунках 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 71 «Розрахунки з підзвітними особами», 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами», меморіальний ордер № 4 - за рахунком 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці», меморіальний ор за рахунком 20 "Основне виробництво" і т.д.
Мал. 6.2. Меморіально-ордерна форма ведення обліку
Таблиця 6.7
Таблиця 6.8
3. Підсумкові дані меморіальних ордерів наприкінці місяця записуються у хронологічному порядку до реєстраційного журналу (табл. 6.9). Підсумкова сума за реєстраційним журналом повинна дорівнювати сумі дебетових і кредитових оборотів за всіма синтетичними рахунками.
Таблиця 6.9
4. Дані з меморіальних ордерів розносять за рахунками Головної книги, наприклад, за рахунком 50 «Каса» (табл. 6.10). Обороти за Головною книгою порівнюють із підсумковою сумою всіх меморіальних ордерів у реєстраційному журналі. Якщо обороти збіглися, значить проводки за синтетичними рахунками рознесені правильно.
Таблиця 6.10
| Дата | № м/о | Кредит рахунки 50 | Разом | Дата | № м/о | Дебет рахунки 50 | Разом | ||||
| ... | ... | ||||||||||
| 02.02 | 02.02 | ||||||||||
| Разом | ... | ... | ... | ... | Разом | ... | ... | ... | ... |
5. На підставі Головної книги складаються шахова та оборотна відомості.
У табл. 6.11 наведено шахова відомість, що містить дані меморіальних ордерів № 1 та 2.
Таблиця 6.11
| Кредит/Дебет | Разом | |||||||||
| Разом | ... | ... | ... |
6. За даними Головної книги та оборотної відомості заповнюють баланс підприємства за звітний період.
До переваг меморіально-ордерної форми ведення обліку можна віднести простоту заповнення облікових регістрів, легкість перевірки правильності відображення операцій, можливість виправлення помилок при звірці даних. Недоліками можна вважати багаторазовість запису однієї й тієї ж суми в різних регістрах, що призводить до ускладнення роботи та збільшення ймовірності помилок, а також відставання аналітичного обліку від синтетичного та складність складання звітності.
Спрощена форма ведення бухгалтерського обліку
Спрощена форма ведення бухгалтерського обліку застосовується на невеликих підприємствах із незначною кількістю господарських операцій.
При спрощеній формі ведення бухгалтерського обліку на основі первинних документів ведеться Книга обліку господарських операцій (табл. 6.12), де відображаються залишки за рахунками на початок року. Протягом року у книзі реєструються всі господарські операції, які одночасно відбиваються на рахунках бухгалтерського обліку.
У книзі обліку містяться всі бухгалтерські рахунки, що використовуються малим підприємством, що дозволяє вести облік господарських операцій на кожному з них.
Таблиця 6.12
Книга обліку є комбінованим регістром та поєднує хронологічну та систематичну реєстрацію операцій. Наприкінці звітного періоду підраховують дебетові та кредитові залишки за всіма рахунками, які є даними для складання балансу.
Автоматизовані форми ведення обліку
В даний час розроблено десятки програм, що дозволяють автоматизувати бухгалтерський облік на підприємствах за допомогою персональних комп'ютерів.
Усі програми пропонують стандартний набір інструментів, що дозволяють полегшити та автоматизувати роботу бухгалтера. Більшість програм універсальні та дають можливість автоматизувати бухгалтерський облік будь-якого виду складності.
До найбільш популярних програм ведення автоматизованого бухгалтерського обліку належать: Бухгалтерія, Інфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Вітрило і т.д.
Основне джерело інформації у програмах автоматизації бухгалтерського обліку – журнал господарських операцій. Дані вводяться журнал у вигляді первинних документів, проводок чи типових операцій, перелік яких можна змінити і доповнити. Обробляючи цей журнал, програми роблять рознесення операцій за рахунками, визначають обороти і сальдо, становлять оборотну відомість, готують підсумковий баланс та інші звіти. Програми дозволяють вести різні види обліку: синтетичний та аналітичний, сумовий та кількісний, валютний облік, проводити розрахунок заробітної плати та діючих податків.
У комплект поставки програм входить стандартний набір бланків первинних документів та звітності та інших документів, що відповідають поточному законодавству. У програмах є можливість оперативно коригувати план рахунків, ставки податків, додавати нові звітні форми відповідно до будь-яких змін у законодавстві.
До сучасних форм бухгалтерського обліку належать:
1) меморіально-ордерна;
2) журнально-ордерна;
3) автоматизована (або машинно-орієнтована);
4) спрощена (для малих підприємств, з обов'язковим застосуванням подвійного запису за рахунками бухгалтерського обліку).
Підприємство (установа) самостійно обирає форму бухгалтерського обліку за умови дотримання нормативних актів про бухгалтерський облік та звітність. Ухвалена підприємство форма обліку має бути відображена у наказі про облікову політику підприємства. Багато вживана застосовують комбіновані форми обліку, ґрунтуючись на трьох перших формах обліку як перехідних до повної автоматизації.
Меморіально-ордерна форма обліку свою назву отримала за основним її обліковим регістром - меморіальним ордером (рисунок 8). На кожен первинний документ бухгалтерія складає проводку, яка записується в регістр під назвою меморіальний ордер (перекладається як пам'ятний наказ). Якщо багато однорідних операцій, їх групують у накопичувальних відомостях, а меморіальний ордер з проводкою становлять один за підсумками відомості з додатком до ордера всіх первинних документів.
Малюнок 7.
Меморіальні ордери реєструються в спеціальному журналі (хронологічний запис) і на їх основі проводяться записи на рахунках Головної книги (систематичний запис).
Форма рахунків Головної книги будується з розбивкою дебету та кредиту за кожним кореспондуючим рахунком.
Підсумки за місяць за даними рахунків Головної книги переносяться в оборотну відомість по синтетичних рахунках (оборотний баланс), в якій підсумки оборотів за дебетом і кредитом повинні бути рівні між собою і, одночасно, підсумку реєстраційного журналу за звітний місяць. Кінцеве сальдо оборотної відомості використовується упорядкування сальдового балансу.
Малюнок 8.
Поруч із синтетичним обліком у книжках, картках ведеться аналітичний облік з урахуванням первинних документів. Потім складаються оборотні відомості з аналітичних рахунків для звірки зі своїми синтетичними рахунками.
Переваги меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку такі:
1) вона проста і наочна для розуміння та застосування зв'язків між обліковими регістрами;
2) вона забезпечує розподіл праці облікових працівників;
3) вона зручна для автоматизованої обробки облікової інформації;
4) її застосування можливе в організаціях будь-якої галузі господарства.
Недоліки цієї форми бухгалтерського обліку:
1) відносно велика трудомісткість робіт через кількість допоміжних регістрів;
2) розбіжність у часі заповнення регістрів синтетичного та аналітичного обліку;
3) багаторазовість записів тих самих сум в облікових регістрах;
4) як наслідок – втрата оперативності бухгалтерської інформації.
Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку (рисунок 7) виникла внаслідок вдосконалення меморіально-ордерної форми. Свою назву вона отримала від головного облікового регістру – журналу-ордера, який поєднує хронологічний та систематичний запис господарських операцій з обов'язковим веденням узагальнюючого облікового регістру – Головної книги для синтетичних рахунків.
Існує два варіанти журнально-ордерної форми обліку:
1) повна, що складається з 16 журналів-ордерів, 18 відомостей і 15 розробних таблиць;
2) скорочена, що складається з 8 журналів-ордерів, 6 відомостей та 3 розробних таблиць.
Повну форму використовують великі та середні організації (підприємства), а скорочену – середні та дрібні підприємства. У бюджетних установах використовується меморіально-ордерна форма, але дозволяється застосовувати журнально-ордерну форму обліку.
При журнально-ордерної формі, повної та скороченої, облік ведеться у журналах-ордерах за кредитовою ознакою, тобто. відображаються суми за кредитом рахунків. Паралельно ведуться відомості до журналів-ордерів за дебетовою ознакою. Записи і в журнали-ордери, і у відомості здійснюються в хронологічному порядку за датами здійснення господарських операцій.
За багатьма рахунками бухгалтерського обліку журнали-ордери ведуться за одним рахунком, а, по деяким рахунках - один журнал-ордер призначено кількох рахунків.
Кожен журнал-ордер є одночасно і, меморіальним ордером (бухгалтерською проводкою). Підсумкові дані журналів підлягають запису в Головній книзі, в якій кожному рахунку приділяється одна сторінка, причому записи робляться лише за дебетом кожного рахунку із зазначенням кореспондуючого рахунку за кредитом. За Головною книгою виводиться сальдо по кожному рахунку та складається сальдовий баланс початку наступного місяця. Оборотний баланс можна не становити, оскільки відображені в ньому дані можна бачити в Головній книзі.
Переваги журнально-ордерної форми:
1) поєднання синтетичного та аналітичного обліку за раду рахунків;
2) звітні показники отримують безпосередньо з облікових регістрів завдяки компактності показників в облікових регістрах.
Недоліки журнально-ордерної форми обліку:
1) вона складна за структурою журналів-ордерів;
2) вона орієнтована на ручну працю;
3) вона трудомістка із заповнення деяких журналів-ордерів.
Регламентується Федеральним законом "Про бухгалтерський облік", де сформульовані основи її правильного ведення. Відповідно до закону, форма бухгалтерського обліку – це обробка облікової інформації із відображенням господарських операцій.
Ведемо бухоблік
Існує чотири основні форми, які відрізняються між собою видами облікових регістрів, що використовуються, послідовністю і методами їх обробки.
Основні форми бухобліку:
- меморіально-ордерна – занесення інформації до головної книги з меморіальних ордерів;
- журнально-ордерна - занесення інформації до головної книги з журналів-ордерів;
- спрощена - ведення книги обліку господарських операцій;
- електронна/автоматизована – ведення бухгалтерії за допомогою використання електронних програм.
До списку можна також внести форму бухобліку «журнал-головна». Ведуть її лише маленькі вузькі спеціалізації з мінімальним набором господарських операцій. Особливість полягає в тому, що всі регістри, незалежно від їхнього типу, об'єднані в одну книгу. Інформація до неї вносяться безпосередньо з первинної.
Основні відмінності форм бухобліку:
- типи використовуваних регістрів,
- хронологія та систематизація записів,
- послідовність твору записів,
- ступінь використання автоматизації.
Бухгалтерський облік
Усі дані, які заносяться у форми бухобліку, беруться з бухгалтерських регістрів, згруповані за окремими рахунками. З метою недопущення помилок у регістрах обов'язково мають бути такі реквізити:
- найменування регістру,
- назва ,
- грошова одиниця,
- тип угруповання об'єктів бухобліку,
- імена посадових осіб, які відповідають за ведення регістрів,
- посадових осіб.
Якщо у формі бухобліку було помічено помилку, допускається можливість її виправлення відповідальними особами. Для цього неправильні відомості перекреслюються та біля вписуються правильні. Поряд із виправленням ставиться ПІБ відповідальних осіб за їх підписом/печаткою.
Меморіально-ордерна та журнально-ордерна форми
Меморіально-ордерна форма є трудомісткою з усіх існуючих. Її суть полягає в окремому веденні кожної бухгалтерської операції у вигляді внесення записів у меморіальні ордери. Далі ордери з дотриманням хронології реєструються в журналах обліку і вже звідти вносяться до головної книги або заміни її відомості.
Мінуси меморіально-ордерної форми:
- роздільне ведення синтетичного та аналітичного обліку,
- труднощі зі зведенням звітності через недостатність початкової ,
- трудомісткість процесу.
Аналітичний облік у разі ведеться у вигляді складання безлічі регістрів і допоміжних відомостей, які звіряються з відомостями за синтетичним рахунках. У результаті кожен запис робиться неодноразово.
Єдиний вагомий мінус журнально-ордерної форми – ручне здійснення необхідних записів.
Простішою визнано журнально-ордерну форму. Її суть полягає у заповненні журналів-ордерів прямо з первинної документації.
Якщо потрібно обробка безлічі однорідних , для спрощення завдання їх групують кількома відомостями. Наприкінці місячного періоду підсумки з них підводять і вносять у загальний журнал-ордер, потім – у головну книгу.
Позитивним моментом у веденні такої форми обліку є відсутність необхідності у шахово-контрольних відомостях, тому що всі записи в журналах-ордерах ведуться лише за .
Так, кредитові обороти вносяться єдиною сумою з журналів-ордерів, а дебетові беруться з різних журналів за записами, кореспондент з кредитованими.
Спрощена форма
Спрощена форма
Невеликим фірмам із простою організацією технологічного процесу рекомендується використовувати спрощену форму бухобліку. Усі записи за цієї форми здійснюються виходячи з спеціально розробленого робочого плану рахунків.
Способи ведення бухгалтерського обліку:
- проста форма без застосування облікових регістрів,
- спрощена форма із веденням облікових регістрів.
Перший тип спрощеної форми підходить юр. особам з малою кількістю операцій (близько тридцяти в аналізованому періоді) і з невеликими витратами використовуваних ресурсів.
Результати виробничої діяльності фірми відбиваються у книзі обліку чи відповідних відомостях. Кількість використовуваних рахунків законодавчими актами не фіксовано – керівництво фірми вправі саме вирішувати, за якими рахунками здійснюватиметься бухоблік.
Усі записи у книзі обліку, зазвичай, здійснюються з урахуванням первинної документації. Але бухгалтера мають право користуватися і допоміжними регістрамами: особові рахунки, журнали реєстрації ПКО та РКО, касова книга.
Якщо юридична особа має на своєму балансі ОС, запаси та матеріали, а також користується системою авансового розрахунку з контрагентами, законодавство рекомендує вести відповідні регістри з їхнього обліку. Так, первинна інформація переносяться спочатку в шахову відомість, звідти – в оборотну, а вже на її підставі формується книга обліку.
Звіряється сальдо за допомогою підведення кінцевих сум – вони мають відповідати. Якщо залишки за активом і пассиву сходяться, з них складається бухгалтерський баланс, який і подається до контролюючих органів.
Електронна/автоматизована форма
Особливості електронної форми ведення бухобліку
Принцип такої форми обліку полягає у використанні персональних комп'ютерів та спеціалізованих програм. За своєю суттю вона мало відрізняється від ручного обліку, але все ж таки має деякі специфічні особливості.
Відмінності електронної форми обліку від ручної:
- Внесення первинної інформації здійснюється лише один раз, далі за рахунок автоматизованої системи програма сама групує та перетворює отримані дані самостійно.
- Уніфікація інформації. Відпадає необхідність одночасного складання множини регістрів шляхом ручного перенесення даних.
- Програма автоматично формує необхідні облікові регістри з урахуванням хронології та систематизації аналітичності обліку. Автоматична обробка даних дозволяє отримати аналітичну інформацію щодо будь-яких типів запитів незалежно від хронології та ступеня узагальнення.
- Вбудовані знання. Кожна організація ( , фірма) має можливість формування необхідних проводок шляхом ухвалення конкретних завдань з урахуванням різних господарських ситуацій. Таким чином, програма починає працювати відповідно до політики підприємства, у потрібному ракурсі відбиваючи всі господарські ситуації.
- Автоматизація закриття звітний період. Бухгалтер отримує можливість за запитом закривати фінансовий період шляхом розрахунку підсумків оборотів та формуванням зовнішніх звітів.
- Висока достовірність даних. Використання електронних програм унеможливлює допущення арифметичних помилок. Це можливо лише у разі неправильного запровадження первинної інформації. Однак, процес виправлення помилок нескладний – достатньо перевірити ще раз вихідну інформацію і внести в неї відповідні виправлення, всі інші операції будуть проведені програмою автоматично.
Форму бухобліку юр. особа вибирає самостійно. Вибір цей залежить від потреб ведення господарської діяльності, чисельності працівників та особливостей управління. За підсумками офіційно затверджених форм можна розробляти свої форми чи вдосконалювати існуючі. Головне, дотримуватися основних принципів та методології обробки інформації.
Напишіть своє питання у форму нижче
Читайте також:
Які існують первинні облікові документи?
Склад та форми бухотзвітності, принципи заповнення та…
Які плюси та мінуси УСН, процедура переходу, подача…
Що таке план рахунків бухгалтерського обліку, склад та…
